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Microsoft Teams ist aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken – ob Projektmeetings, Kundengespräche oder regelmäßige Teamrunden. Mit der automatischen Transkriptionsfunktion können Besprechungen in Echtzeit protokolliert werden. Das spart Zeit, stellt sicher, dass wichtige Inhalte nicht verloren gehen, und erleichtert die Nachbereitung erheblich. Sobald gesprochene Worte in Text umgewandelt werden, spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle.
Warum Meeting-Transkripte sensibel sind
Jede automatische Mitschrift verarbeitet personenbezogene Daten. Dazu zählen unter anderem:
- Namen der Teilnehmenden
- Stimmen
- sämtliche Inhalte des Meetings, etwa Kundendaten oder interne Informationen
Damit fallen automatisch erstellte Protokolle unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein falscher Umgang oder fehlende Transparenz kann Risiken für Unternehmen und Mitarbeitende mit sich bringen.
Wann ist Transkription erlaubt?
Grundsätzlich gilt: Ohne Zustimmung der Teilnehmenden darf keine Transkription erfolgen.
Vor der Nutzung müssen alle Beteiligten darüber informiert werden:
- dass eine Transkription stattfindet
- wofür das Protokoll genutzt wird
- wer Zugriff darauf erhält
- wie lange die Daten gespeichert werden
Nur mit einer aktiven Einwilligung der Betroffenen ist die Nutzung rechtssicher.
Besonders relevant im Arbeitsalltag
Im Unternehmenskontext kann leicht sozialer Druck entstehen, etwa nach dem Prinzip:
„Wenn alle zustimmen, sollte das auch für mich gelten.“
Deshalb sind folgende Punkte besonders zu beachten:
- Freiwilligkeit: Es dürfen keine Nachteile entstehen, wenn keine Zustimmung erteilt wird.
- Zweckbindung: Transkripte dürfen nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle eingesetzt werden.
- Transparenz: Der Einsatz muss klar kommuniziert werden – als Dokumentationshilfe, nicht als Überwachungsinstrument.
Eine offene Kommunikation schafft Vertrauen und reduziert rechtliche Risiken.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Transkripte werden im OneDrive des Meeting-Organisators gespeichert. Zugriff erhalten ausschließlich berechtigte Personen, externe Zugriffe sind ausgeschlossen.
Microsoft verarbeitet Daten teilweise auch außerhalb der EU, ist jedoch durch internationale Datenschutzabkommen wie das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.
Sichere Nutzung von Teams-Transkripten
Für einen datenschutzkonformen Einsatz haben sich folgende Maßnahmen bewährt:
- Information der Teilnehmenden bereits in der Einladung
- Klare Regelung, wer transkribieren darf
- Festlegung von Aufbewahrungsfristen
- Expliziter Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen
- Löschung der Transkripte, sobald sie nicht mehr benötigt werden
Vorteile der Transkription
Richtig eingesetzt bietet die Transkription mehrere Vorteile:
- Bessere Dokumentation: Inhalte bleiben nachvollziehbar festgehalten.
- Weniger Missverständnisse: Entscheidungen und Aufgaben sind klar dokumentiert.
- Effizientere Meetings: Der Fokus bleibt auf dem Gespräch.
- Rechtssicherheit: Klare Regeln und Einwilligungen schützen Mitarbeitende und Organisationen.
Mit klaren Vorgaben und transparenter Kommunikation lassen sich die Vorteile der Transkription nutzen, ohne den Datenschutz aus den Augen zu verlieren.
Leitfaden
- Vor dem Meeting informieren: Weisen Sie bereits in der Einladung darauf hin, dass eine Transkription geplant ist. Nennen Sie den Zweck (z. B. Protokoll, Nachbereitung) und wer Zugriff auf das Transkript erhält.
- Einwilligung einholen: Starten Sie die Transkription erst, wenn alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Ohne Zustimmung dürfen Beiträge dieser Person nicht erfasst werden.
- Zweck festlegen: Nutzen Sie das Transkript nur für den vereinbarten Zweck – zum Beispiel zur Dokumentation oder Aufgabenverteilung. Eine Verwendung zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ist tabu.
- Zugriff begrenzen: Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen das Protokoll einsehen können, etwa Projektbeteiligte oder die Meeting-Organisation.
- Aufbewahrung regeln: Legen Sie fest, wie lange Transkripte gespeichert werden. Was nicht mehr gebraucht wird, sollte zeitnah gelöscht werden.
- Externe Teilnehmende beachten: Informieren Sie Gäste oder Kunden besonders klar, da für sie andere Datenschutzregeln gelten können.
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