Kommunikation & Social Media

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E-Mail-Archivierung: Gesetzliche Pflicht

Eine gesetzliche Pflicht, E-Mails zu archivieren, kann sich aus verschiedenen Vorschriften ergeben. Diese gelten nicht alternativ, sondern kumulativ. Je nach Fall, können daher mehrere Vorschriften einschlägig sein.
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geralt, Pixabaygeralt, Pixabay
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Aufbewahrungspflicht

Gemäß der Abgabenordnung müssen E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
  • sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Hinweis

E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert, noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind. Dies ist einzelfallabhängig. Daher im Zweifelsfall besser mehr aufbewahren als zu wenig.

Vorschlag E-Mail Archivierungsprogramm: mailstore

Wir haben eine ausführliche Information des Anbieters mailstore. Es gibt verschiedene Anbieter für diese Archivierung, diese sind über Google leicht zu finden. Nach unseren Erkenntnissen ist mailstore ein kompetenter Anbieter mit vielen guten Referenzen. Einen Vergleich mit anderen Anbietern in Preis und Leistung haben wir nicht durchgeführt. Gern verlinken wir Ihnen hier einen entsprechenden Leitfaden zum Download.

Unser Experte

George Pinon
George Pinon
George-Anthony Pinon ist Datenschutzbeauftragter, Autor und Berater. Nach 11-jähriger Berufserfahrung im Elektronikbereich und als Produktionsleiter unterstützt er seit 2021 als Datenschutzbeauftragter die PRO-DSGVO.