Basiswissen

Faxgeräte und der Datenschutz

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slobo | iStockphoto
Lesedauer 2 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Status Quo

Faxgeräte scheinen für viele aus einer anderen Zeit zu kommen, ähnlich der gelben Telefonzellen oder Telefonen mit Wählscheibe. Aber: Laut einer im Juli veröffentlichten Studie der bitkom nutzen noch vier von zehn Unternehmen in Deutschland regelmäßig Faxgeräte für die interne und externe Kommunikation. Auch wenn es 2016 noch acht von zehn Unternehmen waren, scheint die Zahl in Anbetracht der Möglichkeiten unserer Zeit sehr hoch. Immerhin gaben 100 Prozent an, auch Mails als Kommunikationsmedium zu nutzen und der Trend für Faxe scheint seiner Abwärtsbewegung treu zu bleiben. Aber was ist eigentlich mit dem Datenschutz? Wie funktioniert das Faxen und wo gibt es Sicherheitslücken?

Das Fax

Seit die deutsche Bundespost das Fax 1979 offiziell eingeführt hat, ist es in Unternehmen- aber auch in Privathaushalten im Einsatz. In Zeiten, als E-Mails noch für weite Kreise unbekannt waren, ein Fortschritt, konnten doch Informationen quasi in Echtzeit über eine Telefonleitung übermittelt werden. Während der Versand personenbezogener Daten immer als sicher galt, hat sich dies durch die Veränderung der Technik gewandelt. Es gibt kaum noch die klassischen Faxgeräte, häufig werden Fotokopierer mit Faxfunktion oder Fax-Server zum Versand genutzt.  Auch Cloud-Fax-Service bieten den Versand von Faxen über das Internet an. Doch hier muss aufgepasst werden, da eingehende Faxe in Mails umgewandelt und an E-Mail-Postfächer ausgeliefert werden. Bei der Übertragung über das Internet ergeben sich laut der Bremer Landesdatenschutzbeauftragten folgende Probleme: „Ob und gegebenenfalls wie die E-Mails dabei verschlüsselt sind, kann die sendende Stelle nicht feststellen.“ Im Gegensatz zur herkömmlichen Faxtechnik, wo eine Ende-zu-Ende-Telefonleitung genutzt wurde, ist hier die Verschlüsselung nicht eindeutig. „Absender können sich nie sicher sein, welche Technik auf der Empfangsseite eingesetzt wird.“ Auch der Fehlversand durch eine falsche Nummer ist ein nicht von der Hand zu weisendes Risiko.

Konsequenzen der Datenschutzbehörden

Während gerade zu Pandemiezeiten die Faxgeräte der Gesundheitsämter heiß liefen, haben erste Bundesländer Konsequenzen aus der unsicheren Übermittlung gezogen. So hat die Landesdatenschutzbeauftragte der Hansestadt Bremen bereits im Mai 2021 das klassische Telefax für die Übertragung personenbezogener Daten verboten. Gemäß gemäß Artikel 9, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sei die Nutzung von Fax-Diensten in diesen Fällen unzulässig.    Auch Hessen setzt bei der Übertragung sensibler Daten nicht länger auf die Faxtechnik. Laut einer Meldung vom 14. September 2021 heißt es wie folgt: „Insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten einen hohen Schutzbedarf aufweisen, kann die Übermittlung per unverschlüsseltem Fax einen Verstoß gegen Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DS-GVO darstellen. Die DS-GVO verpflichtet Verantwortliche daher, das Fax als Kommunikationsmittel auf den Prüfstand zu stellen und zur schnellen und datenschutzkonformen Kommunikation auf andere digitale Lösungen umzustellen.“ Vermutlich ist es nur eine Frage der Zeit, bis auch die anderen Bundesländer nachziehen. Wer personenbezogene Daten via Fax übermittelt, sollte sich jetzt nach Alternativen umsehen.

Sichere Alternativen

Hier gibt es natürlich die Briefpost – die aber aus nachvollziehbaren Gründen gerade bei dringlichen Angelegenheiten nicht die erste Wahl sein sollte. E-Mails bieten den direkten Austausch und sind bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung die schnellste und sicherste Art und Weise, um personenbezogene Daten DSGVO-konform zu übermitteln. Für besondere Branchen gibt es spezielle Kommunikationswege wie den Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) oder die Kommunikation im Medizinwesen (KIM).

Fazit

Wer noch auf das Faxgerät setzt oder Faxe unter Beihilfe anderer Services versendet, sollte über alternative Prozesse nachdenken. Schützen Sie die Daten Ihrer Kunden und Gäste und ersetzen Sie die Faxe durch datenschutzkonforme und sichere Alternativen.   Sie benötigen Beratung hinsichtlich der datenschutzkonformen Kommunikation? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne.

Über den Autor

Miriam Grothe
Miriam Grothe