Das Ziel des HinSchG ist der Schutz hinweisgebender Personen (Whistleblower), die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese offenlegen. Darüber hinaus soll der Schutz jener Personen sichergestellt werden, die Teil der Offenlegung, bzw. selbst davon betroffen sind.

Über ein Hinweisgebersystem wird die Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und er verantwortlichen Person im Unternehmen ermöglicht. Auch anonyme Hinweise können je nach Systemeinstellungen entgegengenommen und verarbeitet werden. Um eine effektive Problemlösung zu unterstützen, funktioniert die Kommunikation in beide Richtungen, sowohl der Bearbeiter im Betrieb als auch der Hinweisgeber können sich über das Hinweisgebersystem austauschen und Rückfragen klären.

Jeder eingehende Hinweis wird als eigenständiger Fall gehändelt und kann so entsprechend der Vorgaben bearbeitet und auch abgeschlossen werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz schützt alle natürlichen Personen, die im Rahmen der Ausübung ihres Berufes einen Verstoß melden möchten. Dazu zählen:

• aktive und ehemalige Mitarbeiter
• Leiharbeiter und Freiberufler
• Bewerber und Praktikanten
• Auftrag- und Unterauftragnehmer
• Lieferanten inkl. Beschäftigte
• Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt in § 16 Absatz 1 fest, dass die internen Meldekanäle mindestens allen Mitarbeitern und Leiharbeitern angeboten werden müssen. Ob darüber hinaus auch externe, mit dem Betrieb in Kontakt stehende, Personen Zugriff haben können, bleibt dem Unternehmen selbst überlassen.

Alle Meldungen, die eine Verletzung der Rechtsvorschriften darstellen, sind vom Unternehmen als Hinweis aufzunehmen und entsprechend der Vorgaben zu bearbeiten. § 2 HinSchG regelt, welche Verstöße im Hinweisgeberschutzgesetz eingeschlossen sind.

Verstoß gegen Strafvorschriften

Hierunter fallen alle die das deutsche Recht umfassende Strafnormen

Ordnungswidrigkeiten (bußgeldbewehrte Verstöße) 

Sogenannte Ordnungswidrigkeiten beziehen sich auf Verstöße im Rahmen des Arbeits- oder Gesundheitsschutzes, auch Verstöße gegen Mindestlohngesetz sind eingeschlossen. Des weiteren zählen auch Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten zu den meldungsberechtigten Sachverhalten.

Missachtung des EU-Rechts sowie Verstöße gegen Rechtsvorschriften von Bund und Ländern

Hierzu zählen Vorgaben zu(r):

• Produkt- und Verkehrssicherheit

• Gefahrgutbeförderung

• Umwelt- und Strahlenschutz

• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit

• Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten

Außerdem alle Regelungen zu(r):

• Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Verbraucherschutz
• Datenschutz
• Sicherheit in der Informationstechnik
• Vergaberecht
• Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften
• Wettbewerbsrecht

Neben den internen Meldestellen in den Unternehmen gibt es auch externe Meldestellen, wie zum Beispiel beim Bundesamt für Justiz oder der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und dem Bundeskartellamt. Diese von der öffentlichen Hand eingerichteten Meldestellen bieten für den Hinweisgeber eine Alternative zur internen Meldestellen. 

In § 7 Absatz 1 Satz 2 HinSchG wird jedoch angegeben, dass der Hinweisgeber sich bevorzugt an die interne Meldestelle wenden sollte, sofern ein Vorgehen gegen den Verstoß intern vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.

In ihrem eigenen Interesse sollten Betriebe Anreize schaffen, damit Hinweigebende das interne System nutzen und sich weder an die Öffentlichkeit noch an externe Meldestellen wenden. Dazu sollten die Meldekanäle anwenderfreundlich gestaltet und für jeden Beschäftigten ohne Verständnisfragen zu händeln sein. Auch konkrete Informationen über die Existenz des Hinweisgebersystems und eine entsprechende Anleitung unterstützen hierbei. Meldungen an externe Stellen dürfen nicht verboten werden, doch kann erläutert werden, warum interne Meldungen schneller zu Konfliktlösungen führen und dass eingehende Hinweise ebenso vertraulich behandelt werden.

Unter § 17 HinSchG sind folgende Anforderungen an die interne Meldestelle fixiert worden:

1. Spätestens nach 7 Tagen muss eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person erfolgen
2. Prüfung, ob die Meldung innerhalb des sachlichen Anwendungsbereichs (§ 2 HinSchG) liegt
3. Prüfung, ob die vorliegende Meldung stichhaltig ist 
4. Durchgehend Kontakt zur hinweisgebenden Person halten, damit bei Bedarf weitere Informationen erfragt werden können.
5. Angemessene Folgemaßnahmen ergreifen

Nach Eingang des Hinweises muss die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen informiert werden.

Laut § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes werden Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld belegt. Wie hoch das Bußged ausfällt, hängt von der Art der Regelwidrigkeit ab. 

50.000 Euro

Mit 50.000 Euro wird geahndet, wenn eine Meldung oder die Kommunikation zur Bearbeitung der Meldung verhindert wird, hier zählt bereits der Versuch. Auch das Ergreifen von Repressalien (oder der Versuch) und die Missachtung des Vertraulichkeitsgebotes führen zu Geldbußen von 50.000 Euro.

Aufgepasst: Der Bußgeldrahmen bis 50.000 bezieht sich auf die Verantwortlichen im Unternehmen – bei Unternehmen (juristische Personen und Personenvereinigungen) hingegen kann nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten § 30 Absatz 2 Satz 3 der Bußgeldrahmen zu einer zehnfach höheren Strafe, also 500.000 Euro, erweitert werden. Dies gilt im Fall eines Verstoßes gegen das Vertraulichkeitsgebotes oder der Verhinderung einer Meldung.

20.000 Euro

Wer als Unternehmen der Pflicht zur Einführung und Inbetriebnahme einer interne Meldestelle nicht nachkommt, muss mit einem Bußgeld in Höhe von 20.000 Euro rechnen. Diese Bußgeldvorschrift gilt erst ab dem 1. Dezember 2023!

10.000 Euro

Wird das Vertraulichkeitsgebot aus Fahrlässigkeit missachtet, kann ein Bußgeld in HÖhe von bis zu 10.000 Euro fällig werden.

Wer keine interne Meldestelle im Unternehmen einrichtet und ihre Existenz auch an die Mitarbeitenden und potenziell meldenden Personengruppen kommuniziert, riskiert, dass Hinweise an externe Meldestellen oder die Öffentlichkeit gegeben werden. Die Folge können neben Haftungs- auch Reputationsrisiken sein.