DATENSCHUTZ

Expertise für die Hotellerie.

Die DSGVO Richtlinien müssen von jedem Beherbergungsbetrieb / Hotel eingehalten werden.

Trifft z.B. einer der drei folgenden Punkte auf Ihr Hotel oder Ihren Beherbergungsbetrieb zu, setzen Sie sich mit unserem zertifizierten Datenschutzexperten für die Hotellerie in Verbindung:

Ihr Hotel oder Beherbergungsbetrieb verfügt über eine Website mit Kontaktformular oder eine Newsletteranmeldung.
Ihr Unternehmen betreibt einen eigenen Firmenaccount bei Instagram, Facebook, Twitter, etc.
Ihre Abrechnung erfolgt mit einem elektronischen Kassensystem bzw. Sie bieten Ihren Gästen bargeldlosen Zahlungsmethoden an (z.B. EC- oder Kreditkarte).

Weitere Gründe für Ihre Entscheidungsfindung:

Beherbergungsbetrieb

Speicherung der allgemeinen Kundenstammdaten
Speicherung charakteristischer Gästewünsche
mögliche Bewegungsprofile der Gäste per Keycard
(z.B. wann war der Kunde im Fitness-,Spa-, oder Restaurantbereich)
Planung und Durchführung von Tagungen
Kundeninformation per Newsletter z.B. Themenwoche „Fit und Gesund trotz Burn Out“
Kassen- und Bezahlsystem
Videoüberwachung (erfordert zwingend eine Datenschutzfolgeabschätzung DSFA)

Restaurantbereich

Tischreservierung
Speicherung der speziellen Kundenwünsche in Reservierungsbüchern
Planung und Durchführung von Events (Hochzeiten, Geburtstage, Jubiläum)
Kassen- und Bezahlsystem
Außengastronomie mit Videoüberwachung (erfordert zwingend eine Datenschutzfolgeabschätzung DSFA)

Hoteleigener Travelservice

Gepäckversand
Pkw-Shuttle-Service
Ticket-Booking für An- oder Abreise mit Bahn oder Flugzeug

Fitness- und SPA-Bereich

externe Physiotherapeuten werden mit allgemeinen Kundendaten
sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
externe Personal-Trainer werden mit allgemeinen Kundendaten
sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
externe Ernährungsberater werden mit allgemeinen Kundendaten
sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
externe Eventveranstalter (z.B. Radtouren, Nordic Walking, Bergwandern, etc.) von werden mit allgemeinen Kundendaten sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt

Unsere Leistung im Überblick

Unser Datenschutz-Basispaket für Einsteiger bildet die Grundlage, um kleine, mittlere und auch große Hotel- und Beherbergungsbetriebe auf die DSGVO- und BDSG-Anforderungen auszurichten und die Unternehmen zu schützen.

Transparent wird der Prozess durch den Einsatz der von uns entwickelte PRO-DSGVO Software, deren Zugang und Online-Nutzung bereits im Basispaket enthalten ist.

PRO-DSGVO Leistung des Basispakets

Persönliche Einweisung des/der Verantwortlichen in die DSGVO Richtlinien.
Intensive Schulung der Verantwortlichen und der Multiplikatoren Ihres Hotel- oder Beherbergungsbetriebes. Dadurch kann Ihr Unternehmen selbst die Beschäftigten gemäß DSGVO kostensparend einweisen.
Dokumentation Basis-Audit mit Aufgabenstellungen.
Beratung, Erstellung und Übergabe des vollständigen und vorgeschriebenen Datenschutz Dossiers in elektronischer Form.

Das Datenschutz Dossier

Verarbeiten oder speichern Sie in Ihrem Betrieb personenbezogene Daten, so müssen Sie bei einer – meist unangemeldeten – Prüfung durch die Datenschutzbehörde ein Datenschutz Dossier griffbereit vorlegen können. Dieses Dossier enthält alle notwendigen Unterlagen und Informationen wie z.B.:

Basis-Audit
Auftragsdatenverarbeitung (AV)
Technik: Drucker, Messenger, Cloud, Datenvernichtung usw.
Video-ÜW
DSGVO Schulungen, Handouts, Teilnehmerbestätigungen, usw.
Beschäftigte: Verpflichtungen, Belehrungen, Bewerbungen, Schichtpläne, usw.
Einwilligung Kunden, DSGVO-konformer Meldezettel, usw.
Betroffenenrechte
Umgang und Reaktionspläne für Auskunftsersuchen, Beschwerden und Datenpannen
DSGVO-konforme Internetseiten
Permanente Aktualisierung
Einweisung in die DSGVO-Software und Erstellung der vorgeschriebenen Dokumentationen
Verarbeitungsverzeichnis
Technisch organisatorische Maßnahmen
Risikoanalyse
Datenschutzkonzept
Löschkonzept

Beispielhafte DSGVO-Verstöße in der Hotellerie

Fehlende Unterscheidung bei der Speicherung von „besonderen Gäste-Wünschen“!

Um Ihren Gästen einen optimalen Service zu bieten ist es erforderlich, auf spezielle Wünsche und Vorlieben einzugehen und diese zu speichern. Diese Angaben werden in zwei Datengruppen zu unterscheiden:

Einwilligung des Gastes ist notwendig

Die eingeholten Informationen liefern entsprechend den in Artikeln 4 und 9 der DSGVO risiko- relevante Daten, wie Gesundheitsdaten:

spezielle Kostanforderungen z.B. für Diabetiker, Allergiker Ausstattungen oder
Mobilitätseinschränkungen, bzw. Ausstattungen für Mobilitätseinschränkungen

Einwilligung des Gastes ist nicht nötig

Die eingeholten Informationen liefern Daten, die nicht als personenbezogen einzuordnen sind:

Entfernung zum Fahrstuhl oder Notausgang
Anzahl zusätzliche Kopfkissen
Wunsch auf speziellen Roomservice (Frühstück auf dem Zimmer)
Etagenwunsch etc.

Speicherung von Namen, Alter oder Geschlecht von mitreisender Kindern

Nicht nur für Familienhotels ist die Speicherung personenbezogenen Daten von mitreisenden Kinder wichtig bei der Planung von Tagesprogrammen, Verpflegung oder Bettentypen. Da der Gesetzgeber den Schutz von Kindern (unter 16 Jahren) besondere Beachtung schenkt, ist eine Einwilligung der Eltern zwingend erforderlich.

Strafen bei Datenschutz-Verstößen

Grundsätzlich ergeben sich die wesentlichen Sanktionen bei Datenschutz-Verstößen aus den Artikeln 82-84 der DSGVO und §§ 42-44 BDSG. Hierzu zählen:

Bußgelder (bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des Jahresumsatzes)
Schadensersatzleistungen an die von Verstößen betroffenen Person
Schmerzensgeld (für immaterielle Schäden) an die betroffene Person
Geldstrafen (strafrechtliche Konsequenz)
Haftstrafe für den Verantwortlichen (strafrechtliche Konsequenz)

Nachdem im Oktober 2019 die Datenschutzkonferenz (DSK) ein “Konzept zur Bußgeld- zumessung in Verfahren gegen Unternehmen” vorgelegt hat, ist im Jahr 2020 mit einem enormen Anstieg der Bußgelderteilungen durch die Datenschutzbehörden zu rechnen.

Beispiel für deine mögliche Busgeldberechnung für ein Hotelbetrieb mit einem Jahresumsatz von zwischen 350.000 € bis 1.050.000 €