Datenschutz für die Hotellerie.

Gesetzliche Verpflichtung zum Datenschutz in Hotellerie und Beherbergungsbetrieben

Trifft z.B. einer der drei folgenden Punkte auf Ihr Hotel oder Ihren Beherbergungsbetrieb zu, setzen Sie sich mit unserem zertifizierten Datenschutzexperten für die Hotellerie in Verbindung:

Weitere Faktoren für ein Datenschutzkonzept:

  • Speicherung der allgemeinen Kundenstammdaten
  • Speicherung charakteristischer Gästewünsche
  • mögliche Bewegungsprofile der Gäste per Keycard
    (z.B. wann war der Kunde im Fitness-,Spa-, oder Restaurantbereich)
  • Planung und Durchführung von Tagungen
  • Kundeninformation per Newsletter z.B. Themenwoche „Fit und Gesund trotz Burn Out“
  • Kassen- und Bezahlsystem
  • Videoüberwachung (erfordert zwingend eine Datenschutzfolgeabschätzung DSFA)
  • Tischreservierung
  • Speicherung der speziellen Kundenwünsche in Reservierungsbüchern
  • Planung und Durchführung von Events (Hochzeiten, Geburtstage, Jubiläum)
  • Kassen- und Bezahlsystem
  • Außengastronomie mit Videoüberwachung  (erfordert zwingend eine Datenschutzfolgeabschätzung DSFA)
  • Gepäckversand
  • Pkw-Shuttle-Service
  • Ticket-Booking für An- oder Abreise mit Bahn oder Flugzeug
  • externe Physiotherapeuten werden mit allgemeinen Kundendaten
    sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
  • externe Personal-Trainer werden mit allgemeinen Kundendaten
    sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
  • externe Ernährungsberater werden mit allgemeinen Kundendaten
    sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt
  • externe Eventveranstalter (z.B. Radtouren, Nordic Walking, Bergwandern, etc.) von werden mit allgemeinen Kundendaten sowie kundenspezifischen Gesundheitsdaten versorgt

Vorteile unserer externen Datenschutzbeauftragen

Wer profitiert vom Datenschutz in der Hotellerie?

Gäste

  • können sicher sein, dass mit ihren Daten verantwortungsbewusst umgegangen wird

Hotel

  • kann die eigenen Mitarbeiter weiterhin gemäß ihrer Qualifikation einsetzen
  • Konzentration auf das Kerngeschäft
  • weniger Verwaltungsaufwand
  • können Schreiben der Datenschutzbehörde an den externen Datenschutzbeauftragten weitergeben

Datenschutzbehörde

  • hat einen direkten Ansprechpartner im Fall von Fragen zum Datenschutz in der Schnellteststation
  • unkomplizierte und schnelle Abwicklung

Unsere Leistungspakete im Überblick

Leistungspaket PRO-DSGVO Basic

  • für kleine Unternehmen ab einem Mitarbeiter
  • Nutzung der Datenschutzmanagement-Software PRO-DSGVO guide
  • Versand regelmäßiger Info-Mailings und Bereitstellung übersichtlicher DSGVO Dossiers 

Leistungspaket PRO-DSGVO Standard

  • externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen mit max. 10 Mitarbeitern
  • Nutzung der Datenschutzmanagement-Software PRO-DSGVO guide
  • Versand regelmäßiger Info-Mailings und Bereitstellung übersichtlicher DSGVO Dossiers  inklusive Musterformularen und Whitepaper

Leistungspaket PRO-DSGVO Profi

  • externer Datenschutzbeauftragter für Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern
  • Nutzung der Datenschutzmanagement-Software PRO-DSGVO guide
  • Versand regelmäßiger Info-Mailings und Bereitstellung übersichtlicher DSGVO Dossiers  inklusive Musterformularen und Whitepaper

Unsere Leistungen im Überblick

Unser Datenschutz-Basispaket für Einsteiger bildet die Grundlage, um kleine, mittlere und auch große Hotel- und Beherbergungsbetriebe auf die DSGVO- und BDSG-Anforderungen auszurichten und die Unternehmen zu schützen.

Transparent wird der Prozess durch den Einsatz der von uns entwickelte PRO-DSGVO Software, deren Zugang und Online-Nutzung bereits im Basispaket enthalten ist.

PRO-DSGVO Leistung des Basispakets

  • Persönliche Einweisung des/der Verantwortlichen in die DSGVO Richtlinien.
  • Intensive Schulung der Verantwortlichen und der Multiplikatoren Ihres Hotel- oder Beherbergungsbetriebes. Dadurch kann Ihr Unternehmen selbst die Beschäftigten gemäß DSGVO kostensparend einweisen.
  • Dokumentation Basis-Audit mit Aufgabenstellungen.
  • Beratung, Erstellung und Übergabe des vollständigen und vorgeschriebenen Datenschutz Dossiers in elektronischer Form.

Das Datenschutz Dossier

Verarbeiten oder speichern Sie in Ihrem Betrieb personenbezogene Daten, so müssen Sie bei einer – meist unangemeldeten – Prüfung durch die Datenschutzbehörde ein Datenschutz­ Dossier griffbereit vorlegen können. Dieses Dossier enthält alle notwendigen Unterlagen und Informationen wie z.B.:
  • Basis-Audit
  • Auftragsdatenverarbeitung (AV)
  • Technik: Drucker, Messenger, Cloud, Datenvernichtung usw.
  • Video-ÜW
  • DSGVO Schulungen, Handouts, Teilnehmerbestätigungen, usw.
  • Beschäftigte: Verpflichtungen, Belehrungen, Bewerbungen, Schichtpläne, usw.
  • Einwilligung Kunden, DSGVO-konformer Meldezettel, usw.
  • Betroffenenrechte
  • Umgang und Reaktionspläne für Auskunftsersuchen, Beschwerden und Datenpannen
  • DSGVO-konforme Internetseiten
  • Permanente Aktualisierung
  • Einweisung in die DSGVO-Software und Erstellung der vorgeschriebenen Dokumentationen
  • Verarbeitungsverzeichnis
  • Technisch organisatorische Maßnahmen
  • Risikoanalyse
  • Datenschutzkonzept
  • Löschkonzept

Beispielhafte DSGVO-Verstöße in der Hotellerie​

Fehlende Unterscheidung bei der Speicherung von „besonderen Gäste-Wünschen“!

Um Ihren Gästen einen optimalen Service zu bieten ist es erforderlich, auf spezielle Wünsche und Vorlieben einzugehen und diese zu speichern. Diese Angaben werden in zwei Datengruppen zu unterscheiden:

Einwilligung des Gastes ist notwendig

Die eingeholten Informationen liefern entsprechend den in Artikeln 4 und 9 der DSGVO risikorelevante Daten, wie Gesundheitsdaten:

  • spezielle Kostanforderungen z.B. für Diabetiker, Allergiker Ausstattungen oder
  • Mobilitätseinschränkungen, bzw. Ausstattungen für Mobilitätseinschränkungen

Einwilligung des Gastes ist nicht nötig

Die eingeholten Informationen liefern Daten, die nicht als personenbezogen einzuordnen sind:

  • Entfernung zum Fahrstuhl oder Notausgang
  • Anzahl zusätzliche Kopfkissen
  • Wunsch auf speziellen Roomservice (Frühstück auf dem Zimmer)
  • Etagenwunsch etc.

Speicherung von Namen, Alter oder Geschlecht von mitreisender Kindern

Nicht nur für Familienhotels ist die Speicherung personenbezogenen Daten von mitreisenden Kinder wichtig bei der Planung von Tagesprogrammen, Verpflegung oder Bettentypen. Da der Gesetzgeber den Schutz von Kindern (unter 16 Jahren) besondere Beachtung schenkt, ist eine Einwilligung der Eltern zwingend erforderlich.

Strafen bei Datenschutz-Verstößen

Grundsätzlich ergeben sich die wesentlichen Sanktionen bei Datenschutz-Verstößen aus den Artikeln 82-84 der DSGVO und §§ 42-44 BDSG. Hierzu zählen:

Nachdem im Oktober 2019 die Datenschutzkonferenz (DSK) ein “Konzept zur Bußgeld- zumessung in Verfahren gegen Unternehmen” vorgelegt hat, ist im Jahr 2020 mit einem enormen Anstieg der Bußgelderteilungen durch die Datenschutzbehörden zu rechnen.

Beispiel für die mögliche Busgeldberechnung eines Hotelbetriebes mit einem Jahresumsatz von 350.000 € bis 1.050.000 €