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Was dürfen Betroffene eigentlich alles anfragen?
Die DSGVO gibt Menschen, deren Daten Sie verarbeiten, eine Menge Rechte in die Hand. Zum Beispiel:
- Auskunftsrecht: Sie müssen auf Anfrage offenlegen, welche Daten Sie über jemanden speichern und warum.
- Recht auf Löschung: Wenn die Daten nicht mehr nötig sind, muss gelöscht werden – außer gesetzliche Vorgaben sagen etwas anderes.
- Berichtigung: Falsche Daten? Die müssen korrigiert werden.
- Widerspruchsrecht: Betroffene können sich gegen bestimmte Verarbeitungen wehren, z. B. gegen Werbung.
- Und das war noch nicht alles – aber diese sind die häufigsten Anliegen, die auf Sie zukommen könnten.
So bearbeiten Sie Anfragen Schritt für Schritt
- Anfrage erkennen
Nicht jede Anfrage ist auf den ersten Blick klar formuliert. Eine E-Mail wie „Ich will wissen, was Sie über mich speichern!“ zählt aber als Anfrage. Also: Immer genau hinschauen. - Wer fragt da eigentlich?
Bevor Sie sensible Daten preisgeben, prüfen Sie die Identität des Anfragenden. Bei Unsicherheiten können Sie höflich um einen Nachweis bitten (zum Beispiel eine Kopie des Ausweises – selbstverständlich geschwärzt auf das Nötigste). - Frist im Blick behalten
Sie haben einen Monat Zeit, um zu reagieren. In Ausnahmefällen dürfen Sie die Frist verlängern, aber dann müssen Sie Bescheid geben, aus welchem Grund dies geschieht. - Antwort geben – aber richtig
Was gehört in eine Antwort, zum Beispiel bei einem Auskunftsersuchen?
- Welche Daten Sie speichern und warum.
- Wer die Daten bekommt (falls Sie sie weitergeben).
- Wie lange die Daten aufbewahrt werden.
- Woher Sie die Daten haben, wenn nicht direkt vom Betroffenen.
- Bei einer Löschanfrage prüfen Sie: Müssen die Daten wirklich weg? Gibt es vielleicht gesetzliche Fristen, die dagegen sprechen?
- Alles dokumentieren
Für den Fall, dass die Aufsichtsbehörde mal nachfragt: Halten Sie jede Anfrage und Ihre Bearbeitung schriftlich fest.
Praktische Tipps: So sparen Sie Zeit und Nerven
Vorlagen nutzen: Legen Sie sich fertige Antworten für die häufigsten Anfragen zurecht – das spart Zeit!
Schulungen für Ihr Team: Sorgen Sie dafür, dass alle wissen, wie Anfragen zu behandeln sind.
Prozesse definieren: Wer ist im Unternehmen verantwortlich? Klarheit hilft!
Fazit
Betroffenenanfragen sind keine Raketenwissenschaft – mit den richtigen Prozessen und etwas Vorbereitung läuft das wie am Schnürchen. Wenn Sie Unterstützung oder Vorlagen brauchen, melden Sie sich bei uns. Wir helfen gerne!
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Unser Experte
George Pinon
George-Anthony Pinon ist Datenschutzbeauftragter, Autor und Berater. Nach 11-jähriger Berufserfahrung im Elektronikbereich und als Produktionsleiter unterstützt er seit 2021 als Datenschutzbeauftragter die PRO-DSGVO.
