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Hinsichtlich der Form und Gestaltung einer Personalakte gibt es in Deutschland keine Vorgaben: ob digital oder analog, Hängeregister oder Ordner, bleibt der Entscheidung der Personalabteilung vorbehalten. Laut Datenschutz-Grundverordnung ist aber sehr wohl geregelt, wie lange die einzelnen Schriftstücke in der Akte verweilen dürfen und was nach dem Offboarding des Mitarbeiters mit den Unterlagen zu geschehen hat.
Was gehört in die Personalakte?
In die Personalakte gehören alle Unterlagen, die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Auch wenn es in Deutschland keine genaue Vorgabe gibt, welche Dokumente in die Personalakte aufgenommen werden müssen, sind diese Unterlagen aufzubewahren:
Bewerbungsunterlagen: Hierzu gehören beispielsweise das Anschreiben, der Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben und Referenzen.
Arbeitsvertrag und Arbeitsbedingungen: Der Arbeitsvertrag sowie Änderungen oder Ergänzungen in selbigem sollten in der Personalakte aufbewahrt werden. Auch Informationen über Arbeitszeiten, Urlaubstage, Überstunden, Gehalt, Sozialleistungen und Kündigungsfristen gehören hierher.
Informationen über die Ausbildung und Qualifikationen: Es können zum Beispiel Fortbildungszeugnisse, Teilnahmebescheinigungen, Sprachzertifikate oder Ausbildungsunterlagen in der Personalakte aufbewahrt werden.
Gesundheitsdaten: Krankmeldungen, Atteste oder Gutachten, die im Zusammenhang mit Erkrankungen des Mitarbeiters stehen, können in die Personalakte aufgenommen werden.
Beurteilungen und Leistungsbeurteilungen: Leistungsbeurteilungen, Feedbackgespräche oder Zielvereinbarungen sollten in der Personalakte dokumentiert werden.
Es muss darauf geachtet werden, dass keine privaten Informationen in der Personalakte aufbewahrt werden. Auch detaillierte Gesundheitsdaten zu Krankheiten müssen dem Arbeitgeber weder mitgeteilt werden noch ihren Weg in die Akte finden.
Wo liegt die Verjährungsfrist von Personalakten?
Wenn der Mitarbeiter kündigt, darf die Personalakte nicht im Schredder landen. Nach § 195 BGB endet die Verjährungsfrist zu den Ansprüchen ehemaliger Mitarbeiter erst nach drei Jahren. Somit müssen auch die Personalakten für diese Dauer aufbewahrt werden, da in diesem Zeitraum noch Schadensersatzansprüche oder arbeitsrechtliche Ansprüche, wie die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses, fällig werden können.
Doch es gibt auch Unterlagen, die über die drei Jahre hinaus aufbewahrt werden sollten. So sollten zum Beispiel Unterlagen zu Ansprüchen der Altersvorsorge in Bezug auf eine Pensionskasse 30 Jahre aufbewahrt werden, da nach § 199 BGB erst dann die Verjährungsfrist endet.
Alle Dokumente zum Steuerrecht sollten sechs Jahre in der Personalakte verbleiben, da dies die gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht im Hinblick auf das Steuerrecht ist. Dadurch soll garantiert werden können, dass bei Betriebs-und Lohnsteueraußenprüfungen von den Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern auf die Unterlagen zugegriffen werden kann. Auch für die betriebliche Gewinnermittlung relevante Lohnunterlagen müssen länger als drei Jahre aufbewahrt werden und sollten erst nach zehn Jahren den Weg ins Altpapier finden.
Eine komplette und detaillierte Übersicht über alle Aufbewahrungsfristen gibt es hier.
Wie werden Personalakten datenschutzkonform aufbewahrt?
Personalakten enthalten sensible Daten und müssen stets unter Verschluss gehalten werden. Einsicht dürfen nur die Verantwortlichen im Unternehmen haben und der Zugriff unberechtigter Personen muss vom Arbeitgeber unterbunden werden. Alle Verantwortlichen müssen über die Sicherheitsbestimmungen informiert werden. Sollte ein Teil der Personalakte, zum Beispiel die Krankmeldungen, aus organisatorischen Gründen an einer anderen Stelle im Betrieb aufbewahrt werden, so ist dies in der Personalakte schriftlich zu vermerken. Die Erstellung eines Duplikates der Akte ist nur mit der Erlaubnis des Beschäftigten gestattet.
Wie wird eine Personalakte richtig vernichtet?
Weder der Papierkorb noch das Altpapier sind der richtige Ort zur Entsorgung überfälliger Personalakten oder Bestandteile derselben. Die Vorgaben für die korrekte Vernichtung gibt die DIN 66399 vor, moderne Schredder entsprechen dieser und bieten verschiedene Schnittstufen an. Idealerweise wird der Partikelschnitt gewählt, da durch die sehr kleinen Schnittteile eine unberechtigte Wiederherstellung ausgeschlossen werden kann. In diesem Beitrag findest du weitere Informationen zu Aktenvernichtung nach DSGVO.
Wer darf die Personalakte vernichten?
Natürlich darf nicht jeder Arbeitnehmer die Personalakten ehemaliger Kollegen dem Schredder zuführen, auch hier sind die Verantwortlichen gefragt. Wenn es um digitale Inhalte, zum Beispiel beim E-Mail Konto geht, sollte bereits im Rahmen des Offboarding-Prozesses der Mitarbeiter selbst vor dem Abschied die Löschung vornehmen.
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