Was ist zu archivieren und warum?
Für die steuerrechtliche Anerkennung sind Daten wie Transaktionszeit, Menge, Kraftstoffart, Netto- und Bruttobeträge entscheidend. Auch das KFZ-Kennzeichen und unter Umständen die Karten- oder Box-Nummer finden sich auf Belegen und in digitalen Reports. Diese Informationen sind für die interne Abrechnung nützlich und dienen als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Datenschutzrechtliche Einordnung: KFZ-Kennzeichen als personenbezogenes Datum
Ein wichtiger Punkt ist die datenschutzrechtliche Bewertung. Das KFZ-Kennzeichen ist als personenbezogenes Datum zu klassifizieren, da es Rückschlüsse auf den Fahrzeughalter und somit auf eine natürliche Person zulassen kann. Gleiches gilt für die „Karten-/Box-Nr.“, sofern sie direkt einer Person zugeordnet ist. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung dieser Daten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegt.
Rechtsgrundlage und Löschfristen
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DSGVO erforderlich. Bei steuerlichen Zwecken dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) als Basis. Der Grundsatz der Datenminimierung ist zwar durch die direkte Relevanz der Daten für Abrechnungszwecke meist erfüllt, jedoch ist die strikte Einhaltung der Speicherbegrenzung unerlässlich. Das bedeutet, dass nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – in der Regel 8 Jahre aus steuerrechtlichen Gründen – die Daten gelöscht werden müssen. Ein detailliertes Löschkonzept ist hierfür zwingend erforderlich.
Vorsicht bei der Vernichtung von Originalbelegen
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Unternehmen die physischen Originalbelege vernichten möchten. Ohne eine GoBD-konforme (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) digitale Archivierung kann dies zu erheblichen Problemen führen. Digitale Reports enthalten oft nicht alle Details, die auf den Originalbelegen stehen müssen, um steuerlich anerkannt zu werden. Insbesondere fehlen häufig die vollständige Adresse und die Steuernummer der Tankstelle. Bei Beträgen über 250 Euro brutto sind diese Angaben zwingend notwendig, da ansonsten der Vorsteuerabzug gefährdet sein kann.
Fazit und Empfehlung
Die Vernichtung von Originaltankbelegen sollte niemals ohne vorherige, detaillierte Prüfung und Absicherung durch einen Steuerberater sowie eine vollumfängliche, datenschutz- und GoBD-konforme digitale Archivierung erfolgen. Nur so können Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung nutzen und gleichzeitig rechtliche Risiken minimieren.
Quellen: DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c (EU, 2016/679)
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