Lösch- kontra Aufbewahrungspflicht – so sollte zu Jahresbeginn gehandelt werden

Mit jedem Jahreswechsel sollten in der Geschäftsbuchhaltung die Unterlagen überprüft werden: Was kann weg und was muss aufbewahrt werden? Gar nicht so einfach, widersprechen sich doch bei manchen Dokumenten bei näherem Hinsehen Aufbewahrungs- und Löschfrist sogar. Unser FAQ hilft bei den wichtigsten Fragen.
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Lesedauer 3 Minuten

Inhaltsverzeichnis

Welche Dokumente dürfen zum Jahresbeginn entsorgt werden?

Wer Platz im Ordnerschrank benötigt, sollte die oft ruhige Phase zum Start des Jahres nutzen und überflüssige Unterlagen (natürlich datenschutzkonform) entsorgen. Dabei gilt es zu beachten, dass für verschiedene Dokumente zwei unterschiedliche Fristen einzuhalten sind.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

Umsatzsteuergesetz § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz sowie die zu deinem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und  sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

Alles, was nicht unter den obigen Paragraphen des Umsatzsteuergesetz fällt.

  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Kopien von versendeten Handels- und Geschäftsbriefen
  • für die Besteuerung relevante Unterlagen
  • Mahnbescheide
  • Angebote

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Laut der IHK Hamburg „beginnt die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.”

Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B.  Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.  

Wie werden Daten korrekt gelöscht?

Nach Artikel 17 der Datenschutz-Grundverordnung sind Unternehmen verpflichtet, ein Löschkonzept zu erstellen. Alle Informationen rund um das firmeninterne Löschkonzept findet ihr in diesem Dossier.

Welche personenbezogene Daten dürfen wie lange gespeichert werden?

Bei personenbezogenen Daten gilt es hinsichtlich des Datenschutzes immer besondere Vorsicht walten zu lassen. Denn die dürfen nach  Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO grundsätzlich nur so lange gespeichert werden, wie es für den vorgesehenen Zweck nötig ist.
Bewerbungsunterlagen müssen somit gelöscht, bzw. vernichtet werden, wenn die Stelle besetzt wurde, spätestens jedoch nach sechs Monaten. Wer selbige länger aufbewahren möchte, um in Zukunft ggf. weitere Positionen zu besetzen, sollte sich dies schriftlich vom Bewerber gestatten lassen.

Personalakten müssen nach dem Offboarding datenschutzkonform abgelegt werden. Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer gibt es verschiedene Fristen. Drei Jahre sind die Regel, wenn es darum geht, dass der ehemalige Arbeitnehmer noch Ansprüche an den Betrieb geltend machen kann, zum Beispiel das Anfordern eines Arbeitszeugnisses oder die Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen.

Das Einkommensteuergesetz verlangt eine wesentliche längere Aufbewahrung, da bei einer Lohnsteuerprüfung des Finanzamtes die steuerrechtlich relevanten Unterlagen vorzulegen sind. Bei allen Verdienstabrechnungen und damit verbundenen Dokumenten gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters. Auch Dokumente, die eine betriebliche Altersvorsorge belegen, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Handelt es sich um Dokumente, die die betriebliche Gewinnermittlung beeinflussen, erhöht sich die Dauer auf 10 Jahre. Betroffen sind Lohnlisten, Lohnsteuerdokumente und Jahresabschlüsse.

Darf ich eine digitale Lösung einsetzen?

Tatsächlich müssen nicht mehr alle Unterlagen händisch abgelegt und aufbewahrt werden. Wer mag, kann hier auf eine Software zurückgreifen, zum Beispiel Bomito. Eine Back Office Management Software digitalisiert die Buchhaltung und verringert die Zettelwirtschaft. Doch auch hier gilt es, aufzupassen:  Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und ausgewählte Zolldokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Außerdem müssen digitale Archivierungssysteme die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-­gestützter Buchführungssysteme” (GoBD) berücksichtigen.
Für die Rechnungserstellung greifen die meisten Unternehmen bereits seit langem auf digitale Systeme zurück, die den Abruf der Unterlagen dauerhaft ermöglichen.

Was ist, wenn die Aufbewahrungspflicht nicht eingehalten wird?

Ob aus Unachtsamkeit oder mit Absicht: Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen vernichtet oder verheimlicht, verhindert dadurch die Überprüfbarkeit der finanziellen Situation des Unternehmens. Der Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht und somit auch die Verletzung der Buchführungspflicht zieht rechtliche Folgen laut Strafgesetzbuch nach sich.
Kann das Finanzamt die geschäftsbezogenen Vermögensgegenstände wie Gewinn und Umsatz nicht korrekt erfassen, so kommt es zu einer Schätzung, die als Besteuerungsgrundlage genutzt wird. Die Steuerbelastungen können dadurch unnötig erhöht werden.
Im schlimmsten Fall kann ein Gericht einbezogen werden, welches über Steuerbetrug oder -hinterziehung urteilt und den Unternehmer zu hohen Geld- oder im schlimmsten Fall Freiheitsstrafen verurteilen kann.

Was ist zu tun, wenn eine Naturkatastrophe für die Zerstörung der Unterlagen verantwortlich ist?

Wenn die Unterlagen nicht durch eigenes Verschulden, sondern durch Brand oder Überflutung zerstört worden sein, müsst ihr das umgehend dem Finanzamt melden. Wer hier zu lange wartet, kann hinterher auf Misstrauen seitens der Finanzbeamten treffen.

Unser Experte

Matti Fiedler
Matti Fiedler
Matti Fiedler ist TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter, Autor und Berater. Der diplomierte Sportbetriebswirt beendete zuletzt sein Bachelorstudium mit der Abschlussarbeit zum Thema „Die Datenschutz-Grundverordnung in Sportvereinen und -verbänden“. Seit 2021 unterstützt der angehende Masterstudent im Bereich Wirtschaftsinformatik die PRO-DSGVO rund um die Themen Datenschutz und Online-Marketing.