Die EU-Richtlinie 2019/1937 soll Hinweisgeber besser schützen, die Verstöße gegen das EU-Recht melden sowie langfristig neue Verstöße reduzieren.

Da die einzelnen Mitgliedstaaten der EU verpflichtet sind, auf nationaler Ebene die Whistleblower-Richtlinie umzusetzen, wurde in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedet.

Das Ziel des HinSchG ist der Schutz hinweisgebender Personen (Whistleblower), die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese offenlegen. Darüber hinaus soll der Schutz jener Personen sichergestellt werden, die Teil der Offenlegung, bzw. selbst davon betroffen sind.

Grundsätzlich sind laut Gesetz alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiter:innen zur Einrichtung verpflichtet. Ab Juli müssen zunächst Betriebe mit mehr als 250 Mitarbeitenden das Hinweisgebersystem in Betrieb nehmen, für Unternehmen mit 50-249 Beschäftigten gilt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen müssen unabhängig ihrer Beschäftigten seit dem 2. Juli einen entsprechenden Meldekanal eingerichtet haben.

Laut § 40 des Hinweisgeberschutzgesetzes werden Verstöße gegen die gesetzlichen Vorgaben als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld belegt. Wie hoch das Bußged ausfällt, hängt von der Art der Regelwidrigkeit ab. 

50.000 Euro

Mit 50.000 Euro wird geahndet, wenn eine Meldung oder die Kommunikation zur Bearbeitung der Meldung verhindert wird, hier zählt bereits der Versuch. Auch das Ergreifen von Repressalien (oder der Versuch) und die Missachtung des Vertraulichkeitsgebotes führen zu Geldbußen von 50.000 Euro.

Aufgepasst: Der Bußgeldrahmen bis 50.000 bezieht sich auf die Verantwortlichen im Unternehmen – bei Unternehmen (juristische Personen und Personenvereinigungen) hingegen kann nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten § 30 Absatz 2 Satz 3 der Bußgeldrahmen zu einer zehnfach höheren Strafe, also 500.000 Euro, erweitert werden. Dies gilt im Fall eines Verstoßes gegen das Vertraulichkeitsgebotes oder der Verhinderung einer Meldung.

20.000 Euro

Wer als Unternehmen der Pflicht zur Einführung und Inbetriebnahme einer interne Meldestelle nicht nachkommt, muss mit einem Bußgeld in Höhe von 20.000 Euro rechnen. Diese Bußgeldvorschrift gilt erst ab dem 1. Dezember 2023!

10.000 Euro

Wird das Vertraulichkeitsgebot aus Fahrlässigkeit missachtet, kann ein Bußgeld in HÖhe von bis zu 10.000 Euro fällig werden.

Wer keine interne Meldestelle im Unternehmen einrichtet und ihre Existenz auch an die Mitarbeitenden und potenziell meldenden Personengruppen kommuniziert, riskiert, dass Hinweise an externe Meldestellen oder die Öffentlichkeit gegeben werden. Die Folge können neben Haftungs- auch Reputationsrisiken sein.

Kommt es im Unternehmen zu Regelverstößen oder Fehlverhalten, kann dies unter Umständen zu großen Problemen wie Reputationsschäden oder Sanktionen führen. Daher sollte es im Interesse der Unternehmensleitung liegen, dass Missstände bereits intern aufgedeckt und behoben werden, bevor der Sachverhalt nach außen dringt. So können Maßnahmen ergriffen und Probleme behoben werden. Das größte Problem war bislang, dass Personen Angst hatten, durch die Meldung eines Missstandes selbst in den Fokus zu geraten und berufliche Nachteile durch die Aufdeckung zu erfahren.

Das Hinweisgebersystem soll nun dafür sorgen, dass Mitarbeiter:innen innerhalb eines Unternehmens die Möglichkeit haben, illegale Aktivitäten oder Missstände digital und diskret zu melden. Dabei steht der Schutz der meldenden Personen im Fokus. Über das Hinweisgebersystem wird die Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und er verantwortlichen Person im Unternehmen ermöglicht. Auch anonyme Hinweise können je nach Systemeinstellungen entgegengenommen und verarbeitet werden. Um eine effektive Problemlösung zu unterstützen, funktioniert die Kommunikation in beide Richtungen, sowohl der Bearbeiter im Betrieb als auch der Hinweisgeber können sich über das Hinweisgebersystem austauschen und Rückfragen klären.

Jeder eingehende Hinweis wird als eigenständiger Fall gehändelt und kann so entsprechend der Vorgaben bearbeitet und auch abgeschlossen werden.

Laut des § 16 des Hinweisgeberschutzgesetzes gibt es eine sogenannte “Soll-Regelung”. Diese besagt, dass zwar keine Verpflichtung besteht, anonyme Meldungen entgegenzunehmen, es sollte aber ermöglicht werden. Somit müssen nach diesem Paragraphen die digitalen Meldekanäle die Entgegennahme anonymer Hinweise zwar nicht gewährleisten, doch betrachtet man die entsprechenden ISO-Normen (ISO 37301, ISO 37001), so wird hier die Entgegennahme anonymer Hinweise verlangt. Es ist also zu empfehlen, bei der Installation eines Hinweisgebersystems auch anonyme Meldungen zu berücksichtigen. Zum einen um die Hemmschwelle für Meldende herabzusetzen und zum anderen können so die oben aufgeführten ISO-Normen im Rahmen einer Zertifizierung angestrebt werden.

Neben den internen Meldestellen in den Unternehmen gibt es auch externe Meldestellen, wie zum Beispiel beim Bundesamt für Justiz oder der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und dem Bundeskartellamt. Diese von der öffentlichen Hand eingerichteten Meldestellen bieten für den Hinweisgeber eine Alternative zur internen Meldestellen. 

In § 7 Absatz 1 Satz 2 HinSchG wird jedoch angegeben, dass der Hinweisgeber sich bevorzugt an die interne Meldestelle wenden sollte, sofern ein Vorgehen gegen den Verstoß intern vorgegangen werden kann und keine Repressalien zu befürchten sind.

In ihrem eigenen Interesse sollten Betriebe Anreize schaffen, damit Hinweigebende das interne System nutzen und sich weder an die Öffentlichkeit noch an externe Meldestellen wenden. Dazu sollten die Meldekanäle anwenderfreundlich gestaltet und für jeden Beschäftigten ohne Verständnisfragen zu händeln sein. Auch konkrete Informationen über die Existenz des Hinweisgebersystems und eine entsprechende Anleitung unterstützen hierbei. Meldungen an externe Stellen dürfen nicht verboten werden, doch kann erläutert werden, warum interne Meldungen schneller zu Konfliktlösungen führen und dass eingehende Hinweise ebenso vertraulich behandelt werden.